Prime Office
Indkaldelse til generalforsamling i Prime Office A/S (GlobeNewswire)
Selskabsmeddelelse nr. 160
20.maj 2020
Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Prime Office A/S
Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling, jf. vedtægternes §. 7 og 8, til afholdelse
fredag den 12. juni 2020 kl. 10.00 hos
Prime Office A/S,
Sønder Alle 6, 2, 8000 Aarhus C.
VIGTIGT - CORONAVIRUS (COVID-19)
For at mindske risikoen for spredning af virussen og for at opfylde det gældende lovkrav om, at højst 10 personer må forsamles i samme rum, har vi truffet beslutning om en række forebyggende tiltag i forbindelse med generalforsamlingen. Vi tager disse forholdsregler af hensyn til alles sikkerhed og håber på aktionærernes forståelse.
Vi opfordrer derfor vores aktionærer venligst til ikke at møde personligt op til generalforsamlingen, men i stedet at stemme enten pr. brev eller pr. fuldmagt via ”Investor Portal” (se venligst nedenfor).
Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår (dagsordens punkt 1) vil efter generalforsamlingen være tilgængelig på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk under ”Investor Relations > Generalforsamling” og vil kunne rekvireres per e-mail ved henvendelse til selskabet (e-mail info@primeoffice.dk eller telefon +(45) 87 33 89 89.
De aktionærer, som på trods af vores anbefaling ønsker at deltage fysisk på generalforsamlingen, anmodes om ikke at medbringe ledsager. Vi gør desuden opmærksom på, at vi i år har besluttet at aflyse vores sædvanlige arrangement med forfriskninger efter generalforsamlingen. Da vi gerne vil kunne adskille deltagerne på generalforsamlingen så meget som muligt, vil deltagerne ved ankomst blive vist hen til deres siddepladser.
Vi følger myndighedernes anbefalinger tæt og henstiller i overensstemmelse hermed til, at de tilmeldte deltagere, der har symptomer på smitte eller rejst i højrisikoområder eller har været i kontakt med COVID19 diagnosticerede personer inden for 14 dage forud for generalforsamlingen, afholder sig fra at møde personligt op til generalforsamlingen.
Vi henstiller til, at aktionærer ikke møder fysisk op, men følger generalforsamlingen via livestreaming på InvestorPortalen, der kan tilgås ved at trykke på InvestorPortalen.
Brevstemme kan ske helt frem til den 11. juni 2020, kl. 12:00 (se venligst indkaldelsen for yderligere oplysninger).
Dagsorden
1. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år.
2. Fremlæggelse af årsrapport for 2019 med revisionspåtegning til godkendelse, herunder beslutning om decharge for bestyrelse og direktion.
Bestyrelsen stiller forslag om, at årsrapporten for 2019 godkendes.
3. Vedtagelse af fordeling af overskud eller underskud efter forslag fra bestyrelsen.
Bestyrelsen foreslår, at der ikke betales udbytte for 2019.
Årets resultat på DKK 164,012 mio. er fordelt således mellem moderselskabet og ikke-kontrollerende interesser:
Moderselskabets aktionærer 105,827 mio. DKK
Ikke kontrollerende interesser 58,185 mio. DKK
4. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
Bestyrelsen stiller forslag om genvalg af Flemming Bent Lindeløv.
Bestyrelsen stiller forslag om genvalg af Knud Aage Hjorth.
Bestyrelsen stiller forslag om genvalg af Torben Hjort Friderichsen.
Der henvises til selskabets årsrapport for 2019 for oplysninger om hvert af de enkelte bestyrelsesmedlemmer.
5. Valg af revisor.
Bestyrelsen foreslår genvalg af Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab som selskabets revisor. Forslaget er i overensstemmelse med indstillingen fra bestyrelsens revisionsudvalg. Revisionsudvalget er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt nogen aftale med en tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer.
6. Forslag fra bestyrelsen og eventuelle forslag fra aktionærerne.
6.1. Forslag om bemyndigelse til erhvervelse af egne aktier.
Der stilles forslag om, at bestyrelsen bemyndiges til i perioden frem til 1. april 2025, at lade selskabet erhverve egne aktier. Det samlede antal egne aktier må ikke overstige 15% af selskabets samlede selskabskapitalkapital, og vederlaget må ikke fravige den på erhvervelsestidspunktet fastsatte kurs på Nasdaq Copenhagen A/S med mere end 5 %.
Forslaget er en forlængelse og en forhøjelse af den nuværende bemyndigelse, som udløber på tidspunktet for den ordinære generalforsamling i 2020.
Baggrunden for forslaget er at sikre selskabets bestyrelse størst mulig fleksibilitet i forhold til tilrettelæggelse af selskabets kapitalstruktur.
6.2. Forslag om bemyndigelse til kapitalforhøjelse.
Der stilles forslag om at forlænge og forhøje de eksisterende bemyndigelser til kapitalforhøjelse i vedtægternes §. 5.6 (fortegningsretsemissioner) og §. 5.7 (rettede emissioner).
Baggrunden for forslaget er at sikre selskabets bestyrelse størst mulig fleksibilitet i forhold til sikring af selskabets kapitalberedskab.
Vedtægternes §. 5.6 og § 5.7 foreslås ændret således at de har følgende ordlyd:
5.6. Bestyrelsen er indtil den 1.4.2025 bemyndiget til ad en eller flere omgange at forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt 37.933.000 kr. aktier (svarende til 758.660 aktier a DKK 50 pr. aktie) ved tegning af nye aktier til markedskurs eller en lavere kurs, som fastsat af bestyrelsen, dog ikke under kurs pari. Forhøjelsen kan ske såvel ved kontant indbetaling, som på anden måde. Delvis indbetaling er ikke muligt. De eksisterende aktionærer skal have fortegningsret til tegning af det beløb, hvormed aktiekapitalen forhøjes. For de nye aktier skal gælde samme regler som for de nuværende aktier, herunder at aktierne er noteret på Nasdaq Copenhagen A/S og registreret i en værdipapircentral i andele på DKK 50, og at aktierne lyder på navn. De nye aktier skal være omsætningspapirer.
5.7 Bestyrelsen er indtil den 1.4.2025 bemyndiget til ad en eller flere omgange at forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt DKK 37.933.000 (svarende til 758.660 aktier a DKK 50 pr. aktie) ved tegning af nye aktier til en kurs, der ikke er lavere end markedskursen. Forhøjelsen skal ske ved kontant indbetaling. Delvis indbetaling er ikke muligt. De eksisterende aktionærer skal ikke have fortegningsret til tegning af det beløb, hvormed aktiekapitalen forhøjes. For de nye aktier skal gælde samme regler som for de nuværende aktier, herunder at aktierne er noteret på Nasdaq Copenhagen A/S og registreret i en værdipapircentral i andele på DKK 50, og at aktierne lyder på navn. De nye aktier skal være omsætningspapirer.
En kopi af de opdaterede vedtægter er vedlagt som bilag 1 til de fuldstændige forslag og kan endvidere findes på selskabets hjemmeside http://www.primeoffice.dk/Investor Retions/Generalforsamling.
6.3 Godkendelse af selskabets vederlagspolitik.
Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingen godkender selskabets vederlagspolitik. Den nye vederlagspolitik fastsætter rammerne for vederlag til selskabets bestyrelse og direktion og er udarbejdet som følge af nye krav i selskabslovens §§ 139 og 139a.
Vederlagspolitikken er vedlagt som bilag 2 til de fuldstændige forslag og kan endvidere findes på selskabets hjemmeside http://www.primeoffice.dk.
6.4. Ændring af selskabets vedtægter som følge af nye lovkrav i selskabslovens §§ 139, 139a og 139b
Fra og med regnskabsåret 2020 vil selskabet udarbejde en vederlagsrapport i henhold til selskabslovens § 139b og fremlægge denne til vejledende afstemning på generalforsamlingen. Bestyrelsen foreslår derfor, at der tilføjes et nyt pkt. 4 på vedtægternes standarddagsorden for selskabets ordinære generalforsamling om fremlæggelse af og vejledende afstemning om vederlagsrapport.
Vedtægternes § 8.2 foreslås ændret til følgende:
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte:
a) Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år
b) Fremlæggelse af revideret årsrapport til godkendelse og meddelelse af decharge for bestyrelse og direktion
c) Vedtagelse af fordeling af overskud eller underskud efter forslag fra bestyrelsen
d) Fremlæggelse af og vejledende afstemning om selskabets vederlagsrapport.
e) Valg af bestyrelse
f) Valg af revisorer
g) Eventuelle forslag fra aktionærer og bestyrelse
h) Eventuelt
En kopi af de opdaterede vedtægter er vedlagt som bilag 1 til de fuldstændige forslag og kan endvidere findes på selskabets hjemmeside http://www.primeoffice.dk.
6.5 Ændring af oplysninger for ejerbogsfører
Bestyrelsen fremsætter forslag om ændring i vedtægternes § 5.5, der ændres til følgende:
Aktierne er optaget til notering på Nasdaq Copenhagen A/S. Rettigheder vedrørende
aktierne skal anmeldes til VP Securities A/S. Ejerbogen føres på selskabets vegne af VP
Securities A/S, CVR-nr. 21 59 93 36, Weidekampsgade 14, 2300 København S.
6.6 Ændring af vedtægter – elektronisk generalforsamling
Bestyrelsen stiller forslag om at der indsættes en ny bestemmelse i vedtægternes § 7.8, der giver mulighed for at afholde generalforsamlinger elektronisk.
”Generalforsamlingen afholdes som fuldstændig elektronisk generalforsamling uden adgang til fysisk fremmøde, medmindre bestyrelsen bestemmer andet. Deltagelse i generalforsamlingen sker ved anvendelse af digital videoopkobling, hvorved deltagerne gives mulighed for at live-streame video. Deltagerne skal tillige gives mulighed for at komme til orde på general-forsamlingen enten ved anvendelse af skriftlig, digital kommunikation eller ved transmission af lyd. Stemmeafgivning sker tillige ved anvendelse af digital kommunikation.”
7. Godkendelse af vederlag til bestyrelse.
Bestyrelsen stiller forslag om et grundhonorar på DKK 125.000 pr. bestyrelsesmedlem. Som hidtil modtager formanden dobbelt grundhonorar og næstformanden modtager halvanden gange grundhonorar. Bestyrelsen stiller endvidere forslag om, at formanden for revisionsudvalget fortsat modtager honorar på DKK 75.000, -.
Forslaget begrundes med, at bestyrelseshonoraret ikke er ændret siden 2016, og at der via opkøb af tre selskaber, er sket et øget tidsforbrug på Prime Office’s virksomhed, og at der er øgede krav fra offentlige myndigheder og øvrige interessenter.
8. Eventuelt.
Oplysninger til brug for deltagelse i og tilmelding til den ordinære generalforsamling
Prime Office A/S' aktiekapital på nominelt DKK 189.665.700 er fordelt på aktier a DKK 50. Hvert aktiebeløb på DKK 50 giver én stemme jf. vedtægternes § 10.1. Stemmeret på generalforsamlingen tilkommer aktionærer, der har indløst adgangskort jf. nedenfor.
I henhold til selskabets finanskalender for 2020 er selskabets årsrapport for 2019 offentliggjort 25. marts 2020, hvor den sammen med alle dokumenter relateret til generalforsamlingen kan downloades fra selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk.
Indkaldelsen, dagsorden og de fuldstændige forslag, oversigt over det samlede antal aktier og stemmerettigheder, formularer vedrørende tilmelding samt afgivelse af fuldmagt og brevstemme, dokumenter der fremlægges på generalforsamlingen, samt den reviderede årsrapport vil være tilgængelig på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk, fra den 20. maj 2020 og frem til generalforsamlingen den 12. juni 2020.
Forslag under dagsordenens pkt. 2, 3, 4, 5. 6.1 og 6.3 kan vedtages med simpel majoritet, mens forslaget under pkt. 6.2 og 6.4 kræver vedtagelse med kvalificeret flertal, jf. selskabslovens § 106.
Aktionærer kan frem til datoen for generalforsamlingen stille spørgsmål om forhold, som er af betydning for bedømmelsen af årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt, eller om punkter, hvorom beslutning skal træffes på generalforsamlingen, ved skriftlig henvendelse til Prime Office A/S.
Registreringsdato
En aktionærs ret til at deltage i generalforsamlingen og afgive stemme på sine aktier fastsættes i forhold til de aktier, som aktionæren besidder den 5. juni 2020 kl. 23:59 (registreringsdatoen). De aktier, den enkelte aktionær besidder, opgøres på registreringsdatoen på baggrund af aktionærens ejerforhold som noteret i ejerbogen samt i henhold til meddelelser om ejerforhold, som selskabet har modtaget med henblik på indføring i ejerbogen, men som endnu ikke er indført i denne.
Anmeldelsesfrist for deltagelse og adgangskort
Adgang til generalforsamlingen er betinget af, at aktionæren senest 8. juni 2020, kl. 23:59, har løst adgangskort, jf. vedtægternes §. 10. Tilsvarende gælder en eventuel rådgiver for aktionæren eller dennes fuldmægtig.
Adgangskort rekvireres via VP Investor Services A/S' hjemmeside, www.vp.dk/gf, eller ved at returnere tilmeldingsformularen, der kan downloades på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk, enten pr. brev til VP Investor Services A/S, Weidekampsgade 14, 2300 København S, eller pr. e-mail til vpinvestor@vp.dk.
Fuldmagt
Hvis De er forhindret i at deltage i generalforsamlingen, kan De give fuldmagt til at afgive de stemmer, der er knyttet til Deres aktier.
Fuldmagt skal være VP Investor Services A/S i hænde senest 8. juni 2020, kl. 23:59 enten via VP Investor Services A/S' hjemmeside, www.vp.dk/gf, eller ved at returnere fuldmagtsformularen, der kan downloades på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk, enten pr. brev til VP Investor Services A/S, Weidekampsgade 14, 2300 København S, eller pr. e-mail til vpinvestor@vp.dk.
Brevstemme
De har endvidere mulighed for at afgive brevstemme, inden generalforsamlingen afholdes.
Brevstemme skal være VP Services A/S i hænde senest 11. juni 2020, kl. 12:00 enten via VP Services A/S' hjemmeside, www.vp.dk/gf, eller ved at returnere brevstemmeformularen, der kan downloades på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk, enten pr. brev til VP Services A/S, Weidekampsgade 14, 2300 København S, eller pr. e-mail til vpinvestor@vp.dk.
Investorportalen kan for aktionærer tilgås her.
På bestyrelsens vegne
Flemming Lindeløv, bestyrelsesformand
Prime Office A/S
Sønder Alle 6,2
DK-8000 Aarhus C
Cvr.nr 3055 8642
Bilag 1: Vedtægter gældende fra 12. juni 2020
Bilag 2: Vederlagspolitik gældende fra 12. juni 2020
Vedhæftede filer